ビューフォルダ設定について

ビューフォルダは、文書の受信一覧、送信一覧などを、自由にカスタマイズすることのできる機能です。

この機能を使うと、受信一覧の下位に更にフォルダを作って、フォルダ内で表示される文書一覧の形式を細かく指定することができます。

また、受信一覧・送信一覧に関わり無く、ログインユーザーが権限を持つ全ての文書から、条件にあったものを表示する「一般」フォルダも作成することができます。

設定手順につきましては、「ビューフォルダ作成手順」をご覧ください。

※本記事は「ManageOZO3 3.28.0 / AC 2210.0」以降のバージョンが対象です。

■ビューフォルダ一覧

ビューフォルダ一覧では、設定済みのビューフォルダが表示されます。

画面の詳細につきましては、下記マニュアルをご覧ください。

「アプリ設定＞ビューフォルダ設定一覧画面 https://teachme.jp/81288/manuals/9234720/」

■ビューフォルダ作成・編集

ビューフォルダ作成・編集画面では、ビューフォルダの作成や、既存のビューフォルダの編集をおこなうことができます。

画面の詳細につきましては、下記マニュアルをご覧ください。

「アプリ設定＞ビューフォルダ設定＞フォルダ作成・編集画面」

■リストビュー一覧

「リストビュー」は、申請書の絞り込み条件を保存し、ビューフォルダやマスター連携アイテムなどで使用することができる機能です。

リストビューを設定することで、「不具合クレームの内、重要なもののみの一覧」や、「取引審査の内、取引金額が1000万円以上のものの一覧」等、自由な条件の文書一覧を利用できるようになります。

リストビュー一覧では、作成済みのリストビューの一覧が表示されます。

画面の詳細につきましては、下記マニュアルをご覧ください。

「アプリ設定＞ビューフォルダ設定＞リストビュー一覧画面」

■リストビュー作成・編集

リストビューの作成は、ビューフォルダ設定＞リストビュー作成からおこないます。

申請書絞込み条件指定

必ず「フォームで絞込み」を選択する必要があります。

「フォームで絞込み」を選択した上で、作成したいリストビューに応じて、絞込み条件を設定していきます。

条件を入力し終わったら、 [この条件でプレビュー] をクリックします。

※既存リストビューの絞込み条件を編集する場合は、フォームを変更することはできません。

画面の詳細につきましては、下記マニュアルをご覧ください。

「アプリ設定＞ビューフォルダ設定＞リストビュー作成/編集 申請書絞込み条件指定画面」

◇絞込み結果プレビュー

絞込み結果の一覧は、プレビューをおこなったユーザーの権限で閲覧できる申請書に絞り込み条件が適用されて表示されます。

表示できる申請書が該当しない場合は、「絞込み条件に一致するデータはありませんでした。」と表示されます。

問題がなければ、 [表示項目の詳細設定へ進む] をクリックします。

[結果をCSV出力] または [表データをCSV出力] をクリックすると、以下のようなダイアログが表示されます。

CSVファイルのダウンロードは「出力ファイル一覧」からできます。

出力件数によってはCSVファイルの準備に数分かかる場合があります。

CSVの文字コードはShift JISです。

画面の詳細につきましては、下記マニュアルをご覧ください。

「アプリ設定＞ビューフォルダ設定＞リストビュー作成/編集 申請書絞込み条件指定＞プレビュー画面」

◇表示項目の詳細設定

[表示項目の詳細設定へ進む] をクリックすると、表示項目の詳細設定画面が表示されます。

このリストビューにつける名前や、リストビュー表示上の細かい設定を行うことができます。

画面の詳細につきましては、下記マニュアルをご覧ください。

「アプリ設定＞ビューフォルダ設定＞リストビュー＞リストビュー設定画面」

＝＝＝注意点＝＝＝＝＝＝

システム管理者は、表示を許可するグループの設定に関係なく全てのフォルダが表示されます。

既存リストビューの絞込み条件を編集する場合は、フォームを変更することはできません。