【ワークフロー】判定者不在時の対応方法
判定者不在時の対応方法について記載します。
代行判定者を設定する
出張や休職などで一定期間判定できない事が事前にわかっている場合、判定者自身が、自分の代わりに判定を行う「代行判定者」を指定する事ができます。
※代行設定後に届いた判定必要な申請書のみ対象となります。
代行設定時点で、既に該当段階の判定者に届いている申請書については、対象になりません。
また、代行判定者が判定した場合も、本来承認者は検索・閲覧する事が可能です。
設定手順
ワークフロー＞個人設定＞「代行判定者」をクリックします。
「代行判定者選択」ボタンをクリックし、判定を代行するユーザーを選択します。
「代行判定を依頼する期間」を指定します。
「代行判定を依頼する」ボタンをクリックします。
強制代行判定設定を設定する★お勧め★
判定者が既に長期不在になっている場合は、管理者が強制的に代行判定を設定することができます。
依頼期間の開始日以降に、依頼元ユーザーに届く判定必要な申請書は、依頼先ユーザーでも判定ができるようになります。
既に届いている申請書も含め、代行判定の対象となります。
また、代行判定者が判定した場合も、本来承認者は検索・閲覧する事が可能です。
設定手順
ワークフロー＞個人設定＞強制代行判定設定 をクリックします。
※タブ名が「強制代行設定」から「強制代行判定設定」に変更になりました。
「依頼元ユーザー」の「選択」ボタンをクリックし、判定の依頼元ユーザーを選択します。
「依頼先ユーザー」の「選択」ボタンをクリックし、判定を代行するユーザーを選択します。
代行判定を「依頼する期間」を指定します。
「設定する」ボタンをクリックします。
経路を変更する
期間中、経路自体を変更し、期間終了時に戻す方法です。
不在期間中の申請を本来判定者には見せたくないという場合や、不在期間が決まっておらず代行扱いではなく判定者を変更したいという場合、経路自体を変更いただく事になります。
（代行設定のように期間を設けることはできません。）
現状の設定によって複数のアプローチ方法がありますので、設定ごとにお勧めの方法をご紹介します。
※経路設定の手順については、スタートアップガイド、マニュアル等をご確認ください。
判定者を「個人判定」で設定している場合
ワークフロー＞アプリ設定＞経路設定で判定者自体を変更します。
本来承認者を判定者から外した場合、判定依頼が届かない為、その間の申請は閲覧不可となります。後日閲覧させたい場合は本来判定者を外さずに代理で判定させたいユーザーを追加し、OR判定にする事で回避する等、ご検討ください。
判定者を「役職判定」で設定している場合
システム運用設定で不在となる判定者の役職を一時的に外します。
また、必要に応じて代理で判定するユーザーに役職を付与します。
※「1」と同様に、判定者を変更した場合、不在となる判定者には判定依頼が届かない為、その間の申請は閲覧不可となります。後日閲覧させたい場合は本来判定者の役職を外さずに代理で判定させたいユーザーに役職を付与し、経路をOR判定にする事で回避する等、ご検討ください。
＝＝＝補足情報＝＝＝＝＝
代行判定者・強制代行判定設定について
本来承認者に判定依頼がされる前に代行の設定がされている場合、判定依頼メールが代行判定者にも通知されます。
決裁通知メール・取り消し時のメールは代行判定者が判定していれば通知されます。
依頼元ユーザーについて
依頼元ユーザー1名に対して、依頼先、依頼期間を複数設定することはできません。
すでに設定がされている場合は、「その依頼元は既に設定済みです。」と表示されます。
既存の設定を削除してから設定してください。