【システム運用設定】退職者データについて
退職ユーザーを削除した場合、過去データが参照できなくなります。
そのため、通常は以下のように設定をして頂いております。
操作手順
退職者グループを作成する。（※勤怠管理等、アプリのアクセス権はつけない）
ユーザー検索から退職者の編集画面へ遷移し、「このアカウントを無効にする」にチェックをつける。
※必要に応じて「メールアドレス」を空にしてください。
退職したユーザーを①のグループのみに所属させる。
なお、退職者のデータの閲覧・出力をしたいという場合には、「退職者用グループ」に対して、対象アプリのアクセス権を付与する事で対応が可能となります。
＝＝＝補足情報＝＝＝＝＝
申請書検索
誤ってユーザーを削除してしまった場合、ワークフロー＞検索 で、削除ユーザーが申請した申請書を検索する事が可能です。
無効アカウントについて
（ManageOZO3 3.20.2以前）
無効アカウントは、有効ライセンス数に含まれません。
（ManageOZO3 3.21.0以降）
ライセンス管理アプリでライセンスをなしにしたユーザーは、有効ライセンス数に含まれません。
ただし、ライセンスが付与されていないと、勤怠管理＞勤務表等のデータ確認ができなくなります。
（ManageOZO3 3.25.0以降）
アプリの管理権限が付与されているユーザーであれば、ライセンスが付与されていないユーザーの勤務表等のデータの確認が可能です。
なお、無効アカウントの勤務表申請は決裁できませんので、勤務表申請決裁後に無効アカウントに変更してください。
＝＝＝注意点＝＝＝＝＝＝
退職者が承認者となっている場合
退職後に未承認の申請が存在している場合も、ワークフロー＞個人設定＞強制代行設定を設定し、管理者または後任者が代行承認する事が可能です。
メール通知について
ユーザーを無効にしてもユーザーにメールアドレスが設定されている場合にはメール通知がされます。必要に応じてメールアドレス欄を空欄にしてください。